【詳細步驟教學】製作Excel單層&多層的動態下拉式選單。

Google excel 儲存格下拉式選單



excel option
要怎麼製作Excel下拉式選單選單呢?本篇文章分享製作Google Excel與Microsoft Excel試算表的單層與多層動態下拉式選單教學,透過簡單的方法,輕鬆篩選出若有A就自動帶出B、C的子目錄,在依照有B出現D、E的動態連動選單。





EXCEL 製作下拉式選單 教學-STEP1.定義名稱


步驟1,先將要製作選單的資料通通都要輸入到表格內,並且一條一條的清楚的列出來(如果只是單階層選單就簡單定義一個列就好)。
請參考下圖↓ 我先將所有資料都輸入清楚在<工作表1>

假設我們現在要篩選
第一階:年級→一年級、二年級、三年級
第二階:班級→每個年級又有甲班、乙班、丙班
第三階:學生→每個班級又有不同的學生名單


步驟2,將這些資料的列表整理完畢後,我們就開始為每個選項定義名稱。點上方的「公式」→「定義名稱」(Google Excel試算表請到「資料」→「已命名範圍」)。
EXCEL下拉式選單教學1

▼命名方法如下:
名稱:每個項目標題(EX.年級),參照到:要篩選的資料內容值(EX.一年級、二年級、三年級)
EXCEL下拉式選單教學2

▼每一列都要定義名稱,將每個選項都命名完後,可在「公式」→「名稱管理員」查看詳細的資料表,如下圖↓你可以注意到每個選單之間的階層關聯,必須要有同名字的對應。
EXCEL下拉式選單教學3

以上操作是產生選單之前的步驟,接下來開始產生選單,我開啟一個新<工作表2>。




EXCEL 製作多層下拉式選單 教學-STEP2.產生選單



第一層下拉選單

步驟1,開始製作第一層下拉式選單,在要產生選單的空白儲存格框選起來,點「資料」→「資料驗證」。(Google Excel試算表請到「資料」→「驗證」→「範圍內的清單」)
EXCEL下拉式選單教學4

步驟2,在資料驗證在中設定:儲存格內允許「清單」→「來源」輸入剛剛定義好的名稱(EX.=年級)。(Google Excel試算表輸入(EX.年級))
EXCEL下拉式選單教學5

▼產生最簡單的第一層選單囉。
EXCEL下拉式選單教學6



第二層下拉式選單

▼一樣剛剛的步驟,點「資料」→「資料驗證」→儲存格內允許「清單」→「來源」。在來源的地方輸入=INDIRECT(A2),依照年級來篩選班級資料。
※說明:=INDIRECT(輸入要篩選的那個列,最上層的儲存格編號)EXCEL會自動往下抓對應資料。】
EXCEL下拉式選單教學7

▼順利產生第二階層的EXCEL下拉式選單。
EXCEL下拉式選單教學8



第三層下拉式選單

▼以此類推~在來源的地方輸入=INDIRECT(B2),依照班級來抓取同學的資料。
EXCEL下拉式選單教學9

▼成功產生第三階層。
EXCEL下拉式選單教學10

所以其實EXCEL多層下拉式選單最困難的地方就在於「定義名稱」的邏輯跟每個選項之間關聯性,但只要照著教學步驟操作,清楚地把每個資料都列出來並分類命名。相信應該不會太困難!就算是只是單階層選單,最好也要定義名稱,之後會比較好管理整個EXCEL表格。

可以參考看看我在製作下拉選單前,先整理好的資料和對應的連結性:EXCEL下拉式選單定義名稱整理範例




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